Newsletter planen und gestalten

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Das Bild zeigt eine Fotomontage. Eine Person, die vor einem Laptop sitzt und ein blaues Hemd trägt, zeigt auf ein virtuellen Briefumschlag mit Posteingangssysmbol.

E-Mail-Newsletter sind ein bewährtes Mittel, um Mitglieder von Vereinen und Verbänden, Interessierte und Unterstützer zu informieren und an sich zu binden. Obwohl oft über die Flut an E-Mails geklagt wird, bleibt die E-Mail ein unverzichtbares Kommunikationsinstrument. Der Vorteil gegenüber sozialen Netzwerken liegt klar auf der Hand: Sie besitzen die Kontaktdaten und dürfen diese für den regelmäßigen Versand von Nachrichten nutzen, sofern dies datenschutzkonform geschieht.

    Unser Tipp: Newsletter-Dienstleister nutzen

    Setzen Sie auf Dienstleister wie cleverreach.de oder mailchimp.com. Diese bieten in der Regel kostenfreie Basisversionen und erleichtern Ihnen die Arbeit erheblich:

    •     Rechtskonforme Anmelde- und Abmeldefenster.
    •     Automatisierte An- und Abmeldeprozesse.
    •     Mobile Versionen für optimale Lesbarkeit auf allen Endgeräten.
    •     Auswertungen zu jedem Mailing (z.B. Öffnungs- und Klickrate).

    Wählen Sie unbedingt einen zertifizierten Dienstleister, um sicherzustellen, dass Ihre E-Mails zuverlässig zugestellt werden. Eine Liste finden Sie unter: Certified Senders Alliance (s. u.).

    Planung

    Überlegen Sie sich bei der Gestaltung des Newsletters stets, was Ihre Zielgruppe von einem Newsletter erwartet. Warum sollte jemand Ihren Newsletter abonnieren? Welche Informationen bieten Sie exklusiv? Halten Sie Ihr Versprechen und liefern Sie regelmäßig spannende Inhalte rund um das Vereinsleben, Trainingsangebote, Events und besondere Aktionen.

    Beachten Sie auch die Frequenz Ihres Newsletters. Wöchentlich, monatlich, vierteljährlich – überlegen Sie, was für Ihre Zielgruppe und Ihre internen Kapazitäten sinnvoll ist. Eine automatisierte Serie von z.B. zehn Newslettern für neue Mitglieder wäre ebenfalls eine interessante Möglichkeit, um kontinuierlich Informationen zu speziellen Trainingsmethoden oder Vereinsangeboten zu vermitteln.

    Stellen Sie sicher, dass Sie ausreichend zeitliche Ressourcen für die Erstellung des Newsletters einplanen. Wenn Ihr Team wenig Zeit hat, kann es sinnvoll sein, den Newsletter seltener zu versenden oder auf andere Kommunikationswege zu setzen.

    Aufbau

    In der Gestaltung eines Newsletters sind Sie weitgehend frei, allerdings haben sich folgende Strukturierungen bewährt:

    • Überschrift: Wählen Sie einen ansprechenden Titel, der auf ein aktuelles Bedürfnis Ihrer Empfänger eingeht. Nutzen Sie diese Überschrift auch als Betreffzeile, um Neugier zu wecken.
    • Persönliche Ansprache: Dank der DSGVO-konformen Anmeldung haben Sie Vor- und Nachnamen Ihrer Empfänger. Nutzen Sie diese Funktion, um die Anrede zu personalisieren.
    • Themenübersicht: Geben Sie zu Beginn der E-Mail einen kurzen Überblick über die behandelten Themen.
    • Fokussierung: Behandeln Sie nicht zu viele Themen. Viele erfolgreiche Newsletter setzen auf ein Hauptthema oder drei bis fünf verschiedene Inhalte. Testen Sie, was bei Ihrer Leserschaft am besten ankommt.
    • Hauptteil: Schreiben Sie hier ausführlicher, achten Sie auf gut lesbare Texte und verlinken Sie auf Ihre Website für weiterführende Informationen.
    • Aktionen hervorheben: Nutzen Sie den Newsletter, um auf spezielle Aktionen aufmerksam zu machen, wie z.B. „Anmeldung zum Summercamp bis zum 5. Juli“.
    • Grafische Elemente: Lockern Sie das Layout mit Bildern, Grafiken oder klickbaren Buttons auf. Die meisten Dienstleister bieten dafür einfache und intuitive Werkzeuge an.
    • Impressum: Vergessen Sie das rechtlich notwendige Impressum nicht – die Vorlagen der Dienstleister helfen Ihnen hierbei.

    Zusätzliche Tipps

    • Verwenden Sie Tools wie Google Trends, um populäre Suchbegriffe für Ihre Überschriften zu finden.
    • Wenn Sie ein Beispiel für einen gut gestalteten Newsletter benötigen, orientieren Sie sich an großen, erfolgreichen Newslettern wie dem Tagesspiegel-Checkpoint.

    Zusammengefasst die Vorteile eines Newsletter:

    •     Direkter Kontakt zu Ihren Abonnenten – Sie können sie regelmäßig informieren.
    •     Gut planbar und relativ kostengünstig in der Umsetzung.
    •     Flexibel für verschiedene Nutzergruppen anpassbar.
    •     Interaktiv: Ihre Empfänger können direkt auf Ihre Nachrichten antworten.
    •     Sie erhalten Auswertungen darüber, wie gut Ihre Inhalte ankommen.

    Achtung: Die Verteilerliste muss datenschutzrechtlich korrekt aufgebaut werden!

    Autoren: Nadja Bungard / Oliver Weiß

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